Egyedi ügyviteli rendszer

Mit jelent ma az ügyviteli rendszer?

Az ügyviteli rendszer gyűjtőnév azokra a szoftverekre, amelyek nyilvántartanak és általános üzleti feladatokat látnak el: CRM, ERP rendszer, PIM, egyedi számlázó, BI dashboard, kontrolling, riporting. Mindegyiknek szabványokhoz és jogszabályokhoz kell igazodnia: NAV Online Számla 3.0, GDPR, számviteli előírások, iparági auditkövetelmények.

Három közös vonása van ennek a kategóriának:

Meghatározott funkciók. A számlázónak adott módon kell működnie, a könyvelési modul mozgásterét a jogszabályok szabják meg.
Sokan dolgoznak benne, és az egész cégen átível. Az ERP rendszerbe kerül be a rendelés, ebből számláz a könyvelő, ebben néz utána a raktáros, a vezető pedig a kontrolling felületén látja az összképet.
Élénk piac. SAP, Oracle, MS Dynamics, Salesforce, Akeneo, hazai fejlesztők, a legtöbb középvállalat használ már valamilyen rendszert.

A kategória párja a folyamattámogató rendszer, ami a cég saját napi működését szolgálja ki: vonalkódolvasó alkalmazás, sofőrkioszk, JIRA, Gitlab. Ebben főleg a munkatársak dolgoznak, a vezetők gyakran be sem lépnek.

Make or buy: ha van kész termék, azt ajánljuk

Egyedi szoftverfejlesztés előtt mindig megnézzük, van-e kész piaci termék a problémádra. Ha találunk megfelelő SaaS szolgáltatást, no-code platformot vagy low-code keretrendszert, azt érdemes először kipróbálni.

„Hiába foglalkozom egyedi szoftverfejlesztéssel, azt mondom, ha valamilyen problémádra elérhető termék a piacon, akkor vedd meg azt és ne kezdj egyedi szoftver projektbe."
- Máriás Zsigmond, ügyvezető, IT fejlesztési specialista

Mikor billen mégis az egyedi fejlesztés felé a döntés?

Ha a fő működésed nem fér bele egy túlméretezett rendszer kis csomagjába. A nagyvállalati ERP rendszer funkcionalitása széleskörű, de közepes méretű cégnél ritkán sikerül a bevezetés, mert a rendszert más léptékre tervezték. A kamion és a roller analógiáját idehozva: egy kamiont nem tudsz addig lebontani, hogy a végeredmény jól használható roller legyen.
A piaci termék szigetként működne. A meglévő rendszereidbe csak egyedi fejlesztéssel lehet bekötni, így a végén mégis egyedi megoldást kapsz.
A vezetői kontrolling, BI vagy iparágspecifikus szabályok nem férnek bele. A dobozos riportmodul kevesebb paraméterrel dolgozik, mint amennyit a kontrolling feladataid megkívánnak.
A pár száz dolláros próba zsákutcába vezetett, tehát valóban nincs kész termék. Mi is azt javasoljuk, hogy először kis költséggel próbáld ki a szóba jöhető piaci megoldásokat, és csak akkor kezdj egyedi fejlesztésbe, ha egyik sem fedi le megfelelően az igényeidet.

Az egyedi ügyviteli rendszer részei: iparági szabályok, BI dashboard, szerepkörök és ERP integráció.

Mit jelent egy egyedi ügyviteli rendszer a gyakorlatban?

Az egyedi ügyviteli rendszer egy konkrét területet fed le az iparágad szabályai szerint, és a meglévő rendszereiddel együtt működik. A teljes ERP rendszeredet meghagyja a helyén.

Iparágspecifikus szoftver: üzleti logika és jogszabályi megfelelés
Az egyedi ügyviteli rendszer lényege az iparági szabályok pontos leképezése. Közétkeztetőnél a túratörzs szerinti leadási határidők és az intézményi diétaszabályok tartoznak ide. Fuvarozócégnél a tachográfmegfelelés, és az, hogy a sofőrök pihenőideje megjelenjen a riportokban. Biztosítónál az aktuáriusi modellek és a kárrendezés folyamata. A dobozos ERP rendszer ezeket felszínesen kezeli, az egyedi rendszer viszont egy helyen és átláthatóan, a saját döntéseid szerint. Közben a NAV, a GDPR és a számviteli előírásoknak is megfelel.

BI dashboard fejlesztés és kontrolling rendszer a vezetőségnek
A klasszikus dobozos ERP-k riportmodulja jellemzően nem tud annyi paramétert vagy szabályt kezelni, amennyi egy iparágspecifikus kontrolling feladathoz kell. Az egyedi ügyviteli rendszer egy másik tipikus belépési pontja a vezetői dashboard- és BI-réteg, ami az ERP adataira épül, de saját kontrolling logikával, saját riportszerkezettel.

Szerepkör alapú rendszer, törzsadat, audit napló rendszer
Az adminisztrátor, a munkatárs, az ügyfél, a partner, a könyvelő és a vezető más adatokat lát, és más műveleteket végezhet. A szerepköröket a saját szervezeti felépítésedhez igazítjuk. A törzsadatok (partner, termék, kategória) és az audit napló a rendszer alapja.

Workflow réteg, az átfedési zóna
Jóváhagyási láncok és állapotkezelés is felmerülnek egy ügyviteli rendszerben, egy beszerzési igénynek el kell jutnia a vezetőhöz, egy számlának végig kell mennie a könyvelési folyamaton. Ez az átfedési zóna az ügyvitel és a folyamattámogatás között: hogy melyikre van szükséged igazából, az a felmérési fázisban dől el.

Külső rendszerintegrációk
A számlázóhoz, a fizetési szolgáltatóhoz, a logisztikai partnerhez, az iparágspecifikus külső platformokhoz mind kell illeszkednie. A LogiNet integrációs tapasztalata (rendszertintegráció szolgáltatás és middleware fejlesztés) közvetlenül felhasználható.

Modern frontend, megbízható backend
Vue.js vagy React alapú frontend, Tailwind CSS, reszponzív megjelenés. A backendet az adatkezelés és az integrációk megbízhatóságára tervezzük: Python/Django, Go vagy Node.js, a feladattól függően.

A Forecastify a LogiNet saját pénzügyi projektmenedzsment rendszere, egy klasszikus SaaS ERP megoldás.

Saját ügyviteli rendszerünk: a Forecastify

Az ügyviteli rendszer működésére a saját termékünk, a Forecastify a legjobb példa. Szoftvercégeknek és tanácsadó cégeknek fejlesztettük: egy helyen mutatja a projektek nyereségességét, a kollégák költségarányát, a munkaidő foglaltságot, a szabadságkvótát és a sales pipeline alapján várható bevételt.

A Forecastify azért jó példa, mert az egész cégen átível: a vezetők a kontrolling adatokat nézik benne, a kollégák pedig napról napra töltik az adatokat, vezetik a projektjeiket, és követik a saját foglaltságukat. Közben szabványokhoz igazodik: számviteli kategóriákhoz, munkaszerződés-típusokhoz és projekttípus szerinti besoroláshoz.

Mi is végigjártuk az utat: az első sprintben Excel, utána prototípus, végül éles SaaS ERP. Ezért tudjuk, mennyi munka van egy ügyviteli rendszer kontrolling logikájának kidolgozásában.

Az egyedi ügyviteli rendszer a meglévő vállalatirányítási rendszer mellé épül, egy konkrét feladatra.

Mit nem csinálunk

A meglévő ERP rendszered a helyén marad, az egyedi rendszer mellé épül. Teljes vállalatirányítási rendszert alapoktól nem fejlesztünk, és olyan projektbe sem vágunk bele, amelyik egyszerre akarja lefedni a cég egész működését.

A jól működő szoftverek egy konkrét, kis feladatból nőnek ki, és az újabb igények erre épülnek rá. Az egyedi ügyviteli rendszer fejlesztésénél is így haladunk.

Nem minden helyzetben az egyedi fejlesztés a jó válasz. Ha a problémádra van piaci termék, és az illeszkedik a fő működésedhez, azt ajánljuk. A tanácsadásunk célja is ez: megtalálni azt a megoldást, ami valóban működik nálad, akkor is, ha ez nálunk egy projekttel kevesebbet jelent.

Egyedi ERP fejlesztés 5 szakaszban

A projekt nem a kódolással kezdődik, hanem a feltárással. Először megértjük, mi a valódi probléma, és csak utána tervezünk.

1. Tanácsadás és feltárás (4-8 hét)
A vezetőség jellemzően a tüneteket látja: csúsznak a határidők, kézzel áll össze a riport, nő az adminisztráció. Nekünk azt kell megtalálnunk, mi okozza ezeket. Itt dől el az is, hogy egyedi ügyviteli rendszerre, folyamattámogató rendszerre vagy a kettő ötvözetére van szükséged. A szakasz végén megkapod a rendszertérképet, a folyamatok térképét, az integrációs pontok listáját és a javasolt stratégiai irányt.

2. Specifikáció
A műszaki és üzleti specifikáció együtt készül: leírjuk a funkciókat, az integrációkat és a szerepköröket. Egy közepes komplexitású iparágspecifikus rendszernél a specifikáció jellemzően 80-150 oldal.

3. Lépésenkénti fejlesztés
Először a központi adatmodell és az alap szerepkörök, utána a fő üzleti folyamatok, majd az integrációk és a vezetői riportok. Minden lépésnél visszajelzést kérünk, és minden lépés után működő rendszert kapsz.

4. Élesedés és átállás
A régi és az új rendszer egy ideig párhuzamosan fut, az eredményeket összevetjük, és csak akkor állunk át teljesen, ha minden adat egyezik. A külső rendszerekhez fokozatosan kötünk be, így a kockázat kisebb marad.

5. Üzemeltetés és hosszú távú support
Tiszta SLA, új funkciók a piaci igények és a jogszabályok szerint (NAV Online Számla 3.0, GDPR), megelőző javítások. A támogatás maradhat nálunk, vagy a saját csapatod is átveheti, a teljes dokumentációval együtt.

Közétkeztetési ügyviteli rendszer: 500+ intézmény, 60+ település, napi 50 000+ fogyasztó

Ügyfélpélda: közétkeztetési ügyviteli rendszer megújítása

Az egyik magyar közétkeztető partnerünk rendelési oldala négy különálló alrendszerre tagolódott: intézményi létszámleadás, pedagógus rendelés, vendég fogyasztó rendelés, belső dolgozói étkezés. A széttagoltság nehézkes adminisztrációt és lassú folyamatokat eredményezett.

A projekt két rétege
A megújítás egyszerre érinti az ügyviteli alapokat és a napi munkát kiszolgáló felületeket. Az ügyviteli réteghez tartoznak a törzsadatok, a számlázás, a teljesítési igazolások, a kontrolling riportok és az élelmiszer-biztonsági auditmodul, a folyamattámogató réteghez pedig a rendelési felületek.

A megoldás
Egységes rendelési és adminisztrációs rendszert építettünk, amely a négy korábbi rendszert egyetlen szerepkör alapú rendszerbe fogja össze. Kilenc felhasználótípussal dolgozik. A napi rendelést az intézményi felhasználó, a pedagógus, a belső dolgozó és a vendég intézi, az ügyviteli oldalon pedig a szuperadmin, a rendszeradminisztrátor, a konyhai és a pénzügyi adminisztrátor, valamint a dietetikus dolgozik.

Külső integrációk
A központi rendszerhez három iparági partnerrendszer kapcsolódik: a konyhai termelésirányító, az intézményi adminisztrációs platform és egy regionális szociális hálózati rendszer. Az integrációkat úgy terveztük, hogy a partnereknek a lehető legkevesebbet kelljen módosítaniuk a saját rendszerükön.

A LogiNet magyar tulajdonú szoftverfejlesztő cég: 100+ IT-szakember, 19 év tapasztalat, 120+ megvalósult projekt.

A csapat az egyedi szoftverfejlesztés mögött

Egyedi szoftverfejlesztéssel 19 éve foglalkozunk, 120+ megvalósult projekt van mögöttünk, és 100+ IT-szakember dolgozik nálunk. Magyar tulajdonú cég vagyunk, magyar mérnöki csapattal.

Nagyvállalati ügyfeleink, köztük az Auchan és a Vodafone mellett közepes méretű ügyfeleknek is iparágspecifikus ügyviteli rendszereket szállítunk. Ehhez két dolog kell: érteni az adott iparágat, és otthonosan mozogni a rendszerintegrációban.

Saját SaaS termékeink élesben futnak: a Sticky Prompts, a NapkinLands, a Cognitive Calls és a Forecastify. A Forecastify maga is ügyviteli rendszer.

Fix költségvetést és tartható határidőt vállalunk, túlígérés nélkül.

Ha kíváncsi vagy a fejlesztési filozófiánkra, nézd meg a tanácsadás vagy a rendszerintegrációs szolgáltatásunkat.

Van olyan üzleti folyamatod, amit a jelenlegi rendszered már nem kezel jól?

Írd le, hol akad el a működés, milyen adatokat kezelsz Excelben, vagy mi hiányzik a meglévő ERP-dből. Megnézzük, hogy kész termék, integráció vagy egyedi fejlesztés ad-e rá jobb megoldást.

ÍRJ NEKÜNK →

Gyakran ismételt kérdések az egyedi ügyviteli rendszer fejlesztésről

❓Mi a különbség az ügyviteli rendszer és a folyamattámogató rendszer között?
Az ügyviteli rendszer a szabványok szerint működő, általános üzleti feladatokat ellátó szoftverek gyűjtőneve: CRM, ERP rendszer, PIM, számlázó, BI, dashboard, kontrolling, riport. Sokan dolgoznak benne, és az egész cégen átível, a vezetők pedig innen kapják a döntésekhez szükséges adatokat. A folyamattámogató rendszer ezzel szemben a cég saját napi működését szolgálja ki (vonalkódolvasó alkalmazás, sofőrkioszk, JIRA, Gitlab); ebben főleg a munkatársak dolgoznak, a vezetők gyakran be sem lépnek. A két kategória átfedheti egymást, például egy ERP belső jóváhagyási lánca már határterület. A pontos elhatárolás a tanácsadási szakaszban dől el.

⚠️ Mikor érdemes egyedi ügyviteli rendszerre váltani a dobozos ERP-ről?
Akkor érdemes, ha a dobozos ERP rendszer a fő működésedet csak részben fedi le, és a kerülő megoldások egyre több adminisztrációt hoznak. Tipikus jelek: az iparági előírások szerinti riportok csak részben állnak elő a rendszerből, a vezetői dashboardot nem tudod a gyári riportmodulból felépíteni, az ERP testreszabás pedig zárt keretek közé szorítaná a saját logikádat. Maradhat a dobozos rendszer, ha a probléma beállításokkal megoldható, vagy ha létezik rá megfelelő piaci termék. Ezt a határvonalat a tanácsadásunk segít meghatározni.

⚖️ Mi a különbség az egyedi ügyviteli rendszer és az egyedi ERP között?
Az egyedi ERP fejlesztés a teljes vállalatirányítási rendszert érinti: könyvelés, számlázás, készletkezelés, partnerkezelés, HR. Ez nagy projekt, komoly kockázattal és hosszú bevezetéssel. Az egyedi ügyviteli rendszer ezzel szemben egy konkrét területre összpontosít (például egyedi CRM fejlesztés, BI dashboard, kontrolling réteg vagy PIM), és a meglévő ERP rendszereddel együtt működik. A meglévő ERP rendszered a helyén marad.

✅ Milyen méretű cégeknek szól ez a megoldás?
Közepes méretű cégtől (30–50 fő) felfelé ajánljuk, ahol az iparágspecifikus folyamatok már nem férnek bele a dobozos ERP rendszerbe, de a teljes nagyvállalati ERP (SAP, Oracle) még nem indokolt. A tipikus ügyfélméret 50–500 fő. Iparágtól függetlenül dolgozunk: eddig a közétkeztetésben, az oktatásban, a kereskedelemben, a fuvarozásban és a pénzügyi szektorban volt ilyen projektünk.

⚡ Mennyi időt vesz igénybe egy ilyen projekt?
A komplexitástól függ. A feltárási és specifikációs szakasz együtt 2-4 hónap. A fejlesztés középkomplex projektnél 6-9 hónap, komplex projektnél 9-18 hónap. Az élesedés és átállás további 1-3 hónap a partnerintegrációk komplexitása szerint. Egy fókuszált modul (pl. egy kontrolling réteg vagy egy iparágspecifikus CRM-modul) lényegesen rövidebb, akár 3-4 hónap. A bevezető megbeszélés és a feladatkör pontosítása (scope) után adunk tájékoztató ajánlatot.

▶️ Mi történik az ERP-mmel, ha egyedi ügyviteli rendszert vezetek be?
Az ERP-d marad. Az egyedi rendszer mellé épül, nem helyette. A két rendszer közötti integráció vagy közvetlen API szinkron, vagy egy middleware rétegen keresztül (lásd a middleware fejlesztés megoldásunkat). Az ERP rendszerben tárolt törzsadat (partner, termék, kategória) általában az elsődleges adatforrás marad, az egyedi rendszer ehhez kapcsolódik. Az iparágspecifikus részek (kontrolling szabályok, BI logika, audit napló rendszer, egyedi riportok) az egyedi rendszerbe kerülnek.

⚙️ Milyen technológiai stack-en dolgozunk?
A választás a projekt jellegétől függ.

Backend: Python/Django (adatkezelés, gyors fejlesztés, gazdag admin réteg), Go (nagy teljesítményű API-k, párhuzamos feldolgozás), Node.js (gyors fejlesztés, ahol a feladat megkívánja).
Frontend: Vue 3 vagy React, Tailwind CSS, reszponzív megjelenés.
Adminfelület Unfold (Django-alapú) vagy egyedi React/Vue admin.
Adatbázis: PostgreSQL, MariaDB.
Üzemeltetés: Hetzner Cloud, AWS, GCP, DigitalOcean, vagy saját infra.

♾️ A projekt után ki üzemelteti a rendszert?
Rád bízzuk. Vagy az üzemeltetés és support szolgáltatásunk fut tovább, tiszta SLA-val (új funkciók a piaci igények és a jogszabályok szerint, megelőző javítások, támogatás egy kézből), vagy a saját csapatod veszi át a rendszert, a teljes dokumentációval és tudásátadással. Sok ügyfelünk évek óta marad nálunk hosszú távú támogatási szerződéssel.

➕ Van saját ügyviteli rendszerpéldátok?
Igen, a saját termékünk, a Forecastify pénzügyi projektmenedzsment rendszer pontosan ebbe a kategóriába esik. Szoftvercégek és tanácsadói szervezetek számára épült kontrolling és riport rendszer: a projektek nyereségességét, a kollégák költségarányát, a munkaidő foglaltságot, a szabadságkvótát és a sales pipeline alapján várható bevételt mutatja. Éles SaaS ERP megoldásként a saját napi munkánkban is fut, ezért tudjuk, mennyi munka van egy ügyviteli rendszer kontrolling logikájának kidolgozásában.