Egyedi webfejlesztés a kintlévőség csökkentésért

A döntéshozatalt vizsgáló kutatások eredményeinek a kintlévőség kezelésben történő alkalmazása és a jogi területtel történő összekapcsolása, a határidőn túli kifizetések esetén életbe lépő 100%-os jogi garancia, valamint a rendszer automatikus működése adja a FAIR PAY CONTROL kintlévőség-kezelési rendszer innovációját, amelyhez az egyedi webfejlesztést a LogiNet szállította.

Kintlévőség probléma: milyen módszerrel lehetne megelőzni?

A késedelemmel fizető vállalatok eddig is komoly arányt képviseltek a hazai gazdaságban (a számlák mintegy negyedét késve egyenlítik ki), mely helyzetet a pandémia csak tovább súlyosbított. A vállalatirányítási rendszereket bevezető és fejlesztő, és ezáltal számos vállalkozással kapcsolatban álló Cégmenedzser Szoftver Kft. ezt a problémát a “saját bőrén” is tapasztalta: munkatársa hetente 4 órát, azaz havonta 2 munkanapot csak a követelések kezelésével töltött, és az átlagos fizetési késedelem így is 15 nap volt.

A megoldást a DHG Ügyvédi irodával közösen egy olyan egyedi kintlévőség-kezelési módszertant támogató szoftver létrehozásában látták, amely a probléma utólagos kezelése helyett a prevencióra, az automatizációra, a folyamatosságra, szükség esetén a jogi eljárás azonnali elindítására helyezi a hangsúlyt. A projektet működtető társaság, a FAIR PAY CONTROL Számlamonitoring Zrt. - az ügyféligények testreszabható változását szem előtt tartva - a módszertan előnyeinek maximalizálása érdekében teljesen új alapokra helyezte a fejlesztést.

"A stabilitást és megbízhatóságot tükrözi, hogy zrt.-t alapítottunk a szoftverrel támogatott működésünkre. Garanciát jelent a Cégmenedzser 15 éves működése, a 100%-os jogi garanciát biztosító DHG Ügyvédi iroda 21 éves fennállása, a módszertanon alapuló 12 éves követeléskezelési gyakorlata, illetve a szolgáltatásunk alappillérjét adó egyedi informatikai fejlesztés" - hangsúlyozta Jagodics Tamás, a Cégmenedzser tulajdonosa és a FAIR PAY CONTROL Zrt. vezérigazgatója.

A pozitív ügyfélelköteleződés, a tiszta kommunikáció és az egyedülálló automatikusan induló jogi eljárás, amelynek teljes költségét a szolgáltató cég előlegezi, egyedülállónak számít a hazai és a nemzetközi piacon is. A bevezetési tapasztalatok is azt jelzik, hogy a szolgáltatás módszertana jelentős mértékben csökkentette a kintlévőségeket, hátralékokat, mindezt ügyfél-konfrontáció mentesen. Az sem elhanyagolható tényező, hogy az anyagi előnyök mellett a pénzügyi munkatárs, vagy éppen a cégvezető is mentesül az időrabló követeléskezelési ügyintézéstől.

Egyedi webfejlesztés ügyféligényekre szabva

A FAIR PAY CONTROL tulajdonosainak határozott elképzelésük volt arra vonatkozóan, milyen funkciókat tartalmazó szoftvert szeretnének az ügyfeleiknek kínálni, és 2020 tavaszán az egyedi webfejlesztéssel a LogiNet Systems Kft.-t bízták meg. A Java alapú projekt megvalósulását segítette, hogy mindkét oldalon fejlesztők álltak, "egy nyelven" beszéltek, és már egy átgondolt ötlet került a fejlesztés folyamatába. Ez azért is volt lényeges, mert a határidők meglehetősen szűkösek voltak: a szoftver öt hónap alatt készült el.

A FAIR PAY CONTROL újdonságát informatikai szempontból az adja, hogy a számlamonitoring rendszerben - amelynek bevezetéséről a vállalkozás partnereit is előzetesen tájékoztatják - futnak "keresztül" a számlák. A munkatárs oda viszi fel a kiállított számlát, de a NAV3.0 rendszerének indulása után várhatóan már rögzíteni sem kell azokat, hiszen automatikusan bekerülnek a FAIR PAY CONTROL rendszerébe.

A rendszer automatikusan érzékeli, ha a számlát nem fizették ki a határidő lejártáig, további nemfizetés esetén elindul a teljes körű jogi eljárás, amelyek megindításával kapcsolatos költségeket a FAIR PAY CONTROL előlegezi meg, ezzel tehermentesítve a vállalkozásokat mind anyagi, mind folyamatszervezési szempontból.

A szoftver összeköthető a vállalatok ERP-rendszerével is.

A fejlesztés során a projekt szakemberei a követeléskezelési trendeket és a változó piaci igényeket is figyelembe vették. Így beépült a szoftverbe annak a lehetősége, hogy email mellett a partnereket SMS-ben is lehet értesíteni a számla kiállítási és fizetési folyamatának fontos állomásairól.

Ügyfélkérésre igényelhető és testreszabható egy részletfizetési modul is, amely az engedélyezett partnereknél folyamatosan figyeli a részletfizetések határidejét.

Fontos fejlesztési elemként merült fel, hogy egy vevő esetében ne csak egy kapcsolattartóval kommunikálhasson a rendszer kötelezettként, hanem szükség esetén akár hárommal is.

A nemzetközi terjeszkedés lehetősége indokolta, hogy többnyelvű legyen a szoftver (ami egy külföldi cég leányvállalatánál is hasznos), illetve GDPR szempontból is kifogástalan legyen, hiszen több ember fér hozzá az adatokhoz.

A szoftver folyamatai számos szektorban bevált gyakorlaton alapulnak, de egyes esetekben lehetőség van a személyre szabásra is. Különböző iparágaknak ugyanis eltérő benchmarkja lehet, ami az ügyfélkommunikáció sajátosségaiban és a fizetési határidőkben is eltérően jelenik meg.

A szoftver felhasználói vezetői panelen kísérhetik végig a folyamatot, számos statisztikával és információval, amelynek segítségével még pontosabban készülhetnek az üzleti tervek, a vállalat vezetői pedig a tényleges fizetési szokásokhoz alakíthatják az ügyfélstratégiájukat.

Biztató eredmények, ambiciózus jövőkép

A FAIR PAY CONTROL értékesítése hivatalosan 2020. októberében kezdődött el, ám a szoftvert már korábban is tesztelték partnereiknél. Az eddigi tapasztalatok teljes mértékben igazolják a várakozásokat: a bevezetés során hat hónap alatt (mintegy 6,2 milliárd összértékben) kiállított 11 570 db számlából 162 esetben kellett csak ügyvédi felszólítást postázni és mindössze 6 esetben került sor fizetési meghagyás kibocsátására. 

A FAIR PAY CONTROL szolgáltatás és annak alappillérjét adó LogiNet által fejlesztett szoftver mind a kkv, mind a nagyvállalati körben sikerrel alkalmazható.